Hoewel een "gewone" ambtenaar van de burgerlijke stand huwelijken en geregistreerde partnerschappen kan voltrekken wordt dit vaak gedaan door een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (BABS; in populair taalgebruik wel trouwambtenaar genoemd). De BABS wordt apart aangesteld en beëdigd, en de aanstelling is vaak voor bepaalde tijd. Een bruidspaar kan niet alleen vaak een bestaande BABS kiezen, maar ook iemand anders: benoeming als buitengewoon ambtenaar voor de burgerlijke stand is ook mogelijk voor de voltrekking van één enkel huwelijk of geregistreerd partnerschap. In Nederland wordt een ambtenaar van de burgerlijke stand die weigert mensen van hetzelfde geslacht te huwen, een weigerambtenaar genoemd.

In Belgische gemeenten is hij de tweede belangrijkste ambtenaar na de gemeentesecretaris, en in de grotere gemeenten is hij meestal verantwoordelijk voor een staf van medewerkers. De diensten van de (ambtenaar van de) burgerlijke stand (in België ook wel dienst "Bevolking" genoemd) combineren ook de bevolkingsregisters, waarin in- en uitschrijvingen van inwoners van de gemeente worden geregistreerd. Tenslotte is de ambtenaar van de burgerlijke stand ook verantwoordelijk voor het opmaken van de kiezerslijsten voor de verkiezingen. Huwelijken worden in België voltrokken door de burgemeester of de schepenen van de gemeente, de ambtenaar van de burgerlijke stand acteren het huwelijk. Daarnaast levert deze dienst, naast de geregistreerde akten, een heleboel officiële documenten af zoals identiteitskaarten en paspoorten, of documenten zoals adressenhistoriek, attest van gezinssamenstelling en het uittreksel van strafregister. De Belgische Consuls (of speciaal tot vice-consul aangestelde ambtenaren die op consulaten te werk worden gesteld) hebben de bevoegdheid van ambtenaar van burgerlijke stand.